advancedocument Intelligent-Text Module

Um flexibel und individuell Dokumente erstellen zu können, werden verschiedene Arten von Textbausteinen benötigt:

 

Statische Bausteine

Am häufigsten werden die statischen Bausteine verwendet. Mit ihnen werden beispielsweise Produktinformationen, -beschreibungen oder rechtliche Hinweise gestaltet. Diese Textbausteine werden von Dokument zu Dokument in identischer Form und mit identischem Inhalt benötigt - sie ändern sich nicht, sind also statisch.

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Teilweise dynamische Bausteine

Teilweise dynamische Bausteine ähneln den statischen Bausteinen sehr stark - mit dem Unterschied, dass eine einzelne Passage oder ein einzelnes Wort aus einem sich verändernden Inhalt besteht. Ein klassisches Beispiel wäre das Briefdatum zu Beginn eines Dokuments: es würde wenig Sinn machen, dieses fixiert (statisch) festzulegen, da es sich mit jedem Dokument ändern muss. Ein anderes Beispiel ist die Grußformel am Ende eines Briefs: Hier möchte jeder Autor eines Briefs seinen eigenen Namen, ggfs. die Position und Telefonnummer angeben. Statische Bausteine für alle Mitarbeiter anzulegen wäre aufwendig und wenig effektiv. Dementsprechend werden variable Anteile verwendet. Wir möchten dieses Verfahren anhand folgenden Beispiels veranschaulichen:

Ziel ist die Erstellung einer Grußformel (so soll diese im fertigen Dokument erscheinen)


 

Diese Grußformel besteht aus variablen und statischen Anteilen:


 

Bei der Definition dieses Bausteins im Builder werden Variablen eingefügt. Beim Erstellen des Dokuments mit dem Maker werden diese Variablen durch die eingegebenen Werte ersetzt:

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Vollständig dynamische Bausteine (Intelligent-Text Module)

Nicht alle dynamischen Inhalte lassen sich einfach durch die Variablenersetzung wie bei den teilweise dynamischen Bausteinen sinnvoll abbilden. So ist die Kalkulation eines Angebots oder die Ermittlung einer Versicherungsprämie gar nicht in Form solcher Eingaben darstellbar. In anderen Fällen - wie bei der Eingabe des Empfängers eines Briefes - macht eine Benutzereingabe wenig Sinn, da diese Daten schon in der Adress-Verwaltung gespeichert sind und nicht erneut erfasst, sondern nur übertragen werden müssen. Für all diese Anwendungsfälle stehen die Intelli-Text Module zur Verfügung.

Die Intelli-Text Module stellen eine der wichtigsten Komponenten von advancedocument dar. Sie sorgen für ein umfassendes Maß an Flexibilität bei der Dokumentenerstellung, da sie für die verschiedensten Aufgaben erstellt werden können: so ist vom einfachen Import einer Adresse aus Outlook, über die Erstellung von Kalkulationen, bis hin zur Anfertigung komplexer Zusammenstellungen alles möglich.

Die Intelli-Text Module sind kleine Programme - ähnlich den Plug-Ins, die für zahlreiche Standard Softwarepakete verfügbar sind. Sie werden für die jeweilige Aufgabe maßgeschneidert erstellt. Dies kann durch entsprechend versierte Kunden selbst, aber auch durch IT-Dienstleister und natürlich durch M&R erfolgen. Selbstverständlich ist eine Dokumentation und eine Reihe von Beispielen verfügbar, die wir auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen.

Funktionsweise

Im Beispielfall sind alle Adressen in Outlook erfasst. Diese Adresse soll nicht mehr bei jedem Brief neu eingetippt, sondern aus Outlook importiert werden. Es wird also ein Modul zum Import von Adressen aus Outlook eingesetzt.

  1. Im Maker wird der Adress-Textbaustein ausgewählt - dieser ist das Intelli-Text Modul.
     
  2. Der Maker startet automatisch das Intelli-Text Modul.
     
  3. Im Modul wird die gewünschte Adresse aus Outlook ausgewählt.
     
  4. Die Adresse wird formatiert.
     
  5. Der erzeugte Text wird vom Maker zusammen mit allen anderen Textbausteinen in ein Word-Dokument ausgegeben

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